Voordat jullie een voetbaltrainingskamp gaan organiseren, komt binnen het team of de vereniging meestal eerst deze vraag naar boven: met welke kosten moeten we rekening houden?
Of jullie nu kiezen voor een lang weekend in Nederland of een hele week in het buitenland: de kosten van een voetbaltrainingskamp hangen af van de bestemming, de verblijfsduur en de geboekte diensten. Daarbij tellen niet alleen de kosten voor de accommodatie en trainingen mee. Ook het vervoer, de maaltijden en eventuele extra activiteiten hebben invloed op het totale budget van jullie team.
Aan de hand van concrete SOCCATOURS-arrangementen laten we zien wat een voetbaltrainingskamp per persoon kost, hoe jullie een begroting voor het hele team maken en waarop jullie kunnen besparen.
De totale kosten van een voetbaltrainingskamp bestaan uit verschillende onderdelen. Accommodatie, maaltijden en trainingen zijn al in de pakketprijs opgenomen, maar voor het vervoer en aanvullende diensten kunnen extra kosten ontstaan.
Om een realistische begroting te maken, houden jullie rekening met vier kostenposten:
01
Pakketprijs
Accommodatie, maaltijden, trainingen en overige inbegrepen diensten. Bij arrangementen inclusief vliegreis zijn de vlucht en meestal ook een transfer inbegrepen.
02
Vervoer
De heen- en terugreis naar de accommodatie bij eigen vervoer, of het vervoer naar de vertrekluchthaven als dit niet is inbegrepen
03
Extra kosten bij het arrangement
Een eventuele borg, scheidsrechterkosten bij oefenwedstrijden en mogelijke kosten voor het gebruik van de wellnessfaciliteiten
04
Individuele kosten
Vrijetijdsactiviteiten, uitgaan en extra eten en drinken
Welke kosten daadwerkelijk van toepassing zijn, hangt af van de bestemming, het geboekte arrangement en jullie eigen reisplannen.
De pakketprijs vormt de basis van jullie trainingskampbudget. Bij SOCCATOURS worden verschillende diensten, afhankelijk van de bestemming, samengevoegd tot een trainingskamparrangement.
Accommodatie en kamerbezetting
Jullie verblijven bijvoorbeeld in een pension, sporthotel of resort. Het aantal personen per kamer kan invloed hebben op de prijs per persoon.
Spelers verblijven vaak in meerpersoonskamers, terwijl voor trainers en begeleiders regelmatig eenpersoons- of tweepersoonskamers worden geboekt. Afhankelijk van de accommodatie kunnen daarvoor andere prijzen of kamertoeslagen gelden.
Ook de verblijfsduur en de gekozen reisperiode spelen een rol bij de prijs.
Maaltijden en verzorging
Afhankelijk van de accommodatie kunnen jullie kiezen uit verschillende verzorgingsmogelijkheden. Veel trainingskamparrangementen zijn op basis van halfpension of volpension.
Bij volpension zijn de hoofdmaaltijden al in de pakketprijs opgenomen. Welke drankjes zijn inbegrepen, verschilt per arrangement. Controleer daarom vóór het boeken welke maaltijden en drankjes jullie krijgen en waarvoor eventueel extra betaald moet worden.
Trainingsvelden en trainingen
De trainingskamparrangementen van SOCCATOURS bevatten doorgaans een vast aantal trainingen op natuurgras of kunstgras. Hoeveel trainingen zijn inbegrepen, hangt af van de verblijfsduur en het gekozen arrangement.
Afhankelijk van de locatie kunnen ook trainingsmateriaal, een ruimte voor teambesprekingen en aanvullende sport- en herstelfaciliteiten inbegrepen zijn. Vergelijk daarom niet alleen de prijs per persoon, maar ook wat jullie daarvoor krijgen.
Een andere belangrijke kostenpost is het vervoer naar het trainingskamp.
Bij een trainingskamp in Nederland of op een goed bereikbare bestemming in Duitsland regelen jullie het vervoer vaak zelf. Dat kan bijvoorbeeld met eigen auto’s, busjes van de vereniging of een gezamenlijke touringcar. Welke oplossing het beste past, hangt af van jullie vertrekplaats in Nederland en de afstand tot de accommodatie.
Houd naast de directe vervoerskosten ook rekening met eventuele tol, parkeerkosten en ander vervoer dat jullie nodig hebben.
Afhankelijk van de bestemming kunnen jullie ook kiezen voor een trainingskamp inclusief vliegreis, bijvoorbeeld naar Spanje of Turkije. Bij deze arrangementen is de vlucht al in de pakketprijs opgenomen. Transfers van en naar de luchthaven zijn niet automatisch bij ieder arrangement inbegrepen. Controleer daarom welke vervoersdiensten onderdeel zijn van jullie boeking, of vraag het aan ons na.
Geef bij de aanvraag aan vanaf welke luchthaven in Nederland jullie bij voorkeur willen vertrekken. Neem ook het vervoer vanaf de vereniging naar de vertrekluchthaven mee in de begroting.
Willen jullie de vluchten zelf regelen? Dat is ook mogelijk. Vermeld dit bij jullie offerteaanvraag, dan stellen we een arrangement zonder vlucht voor jullie samen.
Naast de pakketprijs kunnen er, afhankelijk van de accommodatie en de geboekte diensten, aanvullende kosten ontstaan.
Eventuele borg
Sommige accommodaties vragen bij het inchecken een borg als zekerheid voor mogelijke schade tijdens het verblijf. De hoogte daarvan verschilt per accommodatie. De borg kan per speler worden berekend of als vast bedrag voor het hele team gelden.
Krijgen jullie de borg na het verblijf volledig terug, dan hoort deze niet bij de uiteindelijke reiskosten. Toch moeten jullie het bedrag meenemen in de financiële planning: het geld moet tijdelijk beschikbaar zijn.
Scheidsrechterkosten bij oefenwedstrijden
Veel voetbalteams gebruiken een trainingskamp om een oefenwedstrijd tegen een passende tegenstander te spelen. Bij de meeste SOCCATOURS-arrangementen is de organisatie van een oefenwedstrijd, afhankelijk van beschikbaarheid, al inbegrepen. Eventuele scheidsrechterkosten kunnen wel apart worden berekend en worden doorgaans ter plaatse afgerekend.
Wellnessfaciliteiten
Ook het gebruik van de wellnessfaciliteiten kan extra kosten met zich meebrengen. Sommige hotels vragen hiervoor een vergoeding. Controleer daarom vooraf of de toegang is inbegrepen en voor welke faciliteiten of behandelingen jullie extra moeten betalen.
Naast de gezamenlijke reiskosten kunnen tijdens het trainingskamp ook individuele uitgaven ontstaan.
Denk bijvoorbeeld aan drankjes aan de hotelbar, restaurantbezoeken buiten de geboekte maaltijden om of persoonlijke aankopen. Ook gezamenlijke activiteiten, zoals karten, een stadiontour of een teambuildingprogramma, kunnen extra geld kosten. Bedenk daarom tijdens de voorbereiding welke activiteiten jullie naast de trainingen willen ondernemen.
Maak daarbij onderscheid tussen gezamenlijke teamuitgaven en persoonlijke kosten die iedere speler zelf betaalt. Zo is voor iedereen duidelijk welke uitgaven door de gezamenlijke bijdrage worden gedekt.
Met een concreet arrangement laten we zien hoe jullie de vier kostenposten samenbrengen in één teambegroting.
We nemen een vijfdaags voetbaltrainingskamp in Hotel SH Villa Gadea in Altea, Spanje, met vertrek vanuit Nederland als voorbeeld. Als uitgangspunt gebruiken we een vanafprijs van € 799 per persoon voor vijf dagen en vier overnachtingen op basis van volpension, inclusief vlucht.
Ons voorbeeldteam bestaat uit 22 personen: 20 spelers en twee trainers. We gaan ervan uit dat de 20 spelers de gezamenlijke kosten betalen en dat de twee trainers geen eigen bijdrage leveren.
Het beschreven pakket A omvat onder meer volpension met water bij de maaltijden, dagelijks een training van 90 minuten op kunstgras en toegang tot de fitnessruimte. Ook de lokale toeristenbelasting is inbegrepen.
Voor ons team van 22 personen levert dat de volgende berekening op:
22 deelnemers × € 799 = € 17.578
De berekende pakketkosten voor het hele team bedragen daarmee € 17.578.
Deze berekening gaat ervan uit dat de vanafprijs voor alle deelnemers geldt. De definitieve prijs voor jullie reisperiode, kamerbezetting en vertrek vanaf een Nederlandse luchthaven moet in de persoonlijke offerte worden bevestigd.
Ons voorbeeldteam reist met het vliegtuig vanuit Nederland naar Alicante. De vlucht en de privétransfer tussen de luchthaven van Alicante en het hotel zijn in het beschreven arrangement inbegrepen. Deze kosten tellen we daarom niet nogmaals bij de pakketprijs op.
Het vervoer vanaf de vereniging naar de vertrekluchthaven in Nederland en terug moet wel apart worden geregeld. Voor dit rekenvoorbeeld nemen we aan dat de vereniging deze kosten betaalt. Ze worden daarom niet verdeeld over de spelers.
Betaalt jullie vereniging dit vervoer niet apart? Voeg de kosten dan toe aan het gezamenlijk te financieren budget. Laat daarnaast in de offerte vastleggen of het vervoer tussen het hotel en het trainingsveld is inbegrepen.
In Hotel SH Villa Gadea***** hoeft bij het inchecken geen borg te worden betaald.
Scheidsrechterkosten bij een oefenwedstrijd
Willen jullie tijdens het trainingskamp een vriendschappelijke wedstrijd spelen? Wanneer jullie een offerte aanvragen, kunnen jullie dit heel eenvoudig aangeven. Wij zoeken dan een geschikte tegenstander en bespreken met jullie eventuele extra kosten.
Eventuele kosten die jullie team zelf moet betalen, voegen jullie toe zodra het bedrag bekend is.
Tijdens het verblijf kunnen extra uitgaven ontstaan, bijvoorbeeld voor drankjes aan de hotelbar, restaurantbezoeken of gezamenlijke vrijetijdsactiviteiten.
De hoogte van deze kosten hangt af van het programma dat jullie naast de trainingen samenstellen. In dit voorbeeld nemen we hiervoor nog geen vast bedrag op.
Betalen jullie gezamenlijke activiteiten uit de teampot, dan moeten deze uitgaven worden opgenomen in het gezamenlijke budget. Persoonlijke uitgaven die iedere speler zelf betaalt, vallen daarbuiten.
Als we de vier kostenposten samenvoegen, ontstaat het volgende overzicht:
| Kostenpost | Bedrag |
| Trainingskamparrangement voor 22 personen | € 17.578 |
| Vervoer naar de vertrekluchthaven in Nederland en terug | Betaald door de vereniging in dit voorbeeld |
| Eventuele scheidsrechterkosten en kosten voor wellness | Nog vast te stellen |
| Gezamenlijke extra activiteiten en uitgaven | Afhankelijk van de planning |
| Gezamenlijk te financieren bedrag, exclusief het vervoer dat de vereniging betaalt | € 17.578 + eventuele aanvullende kosten |
De berekende pakketkosten voor ons team bedragen dus € 17.578. Eventuele aanvullende kosten worden pas toegevoegd wanneer duidelijk is welke diensten en activiteiten jullie boeken en wat deze kosten.
Omdat de 20 spelers in ons voorbeeld ook de pakketkosten van de twee trainers betalen, rekenen we:
€ 17.578 ÷ 20 spelers = € 878,90 per speler
De berekende eigen bijdrage voor het trainingskamparrangement bedraagt daarmee € 878,90 per betalende speler.
Dit is nog niet de definitieve bijdrage voor de volledige reis. Eventuele aanvullende vervoerskosten, scheidsrechterkosten, wellness en gezamenlijke activiteiten zijn hierin niet opgenomen. Persoonlijke uitgaven betaalt iedere speler zelf.
Bijdragen uit de teampot, van de vereniging of van sponsoren kunnen het bedrag dat iedere speler uiteindelijk betaalt verder verlagen.
Om ervoor te zorgen dat het trainingskamp voor alle deelnemers financieel planbaar blijft, moet je zo vroeg mogelijk vaststellen hoeveel het team in totaal kan uitgeven. Het is vooral handig om al vóór het zoeken naar aanbiedingen een maximumbedrag per speler af te spreken.
Houd daarbij ook rekening met de vraag of de kosten voor trainers en begeleiders gezamenlijk worden gedragen en welke financiële middelen er beschikbaar zijn vanuit de vereniging of de teamkas.
Voor de definitieve berekening kunt u de volgende formule gebruiken:
Eigen bijdrage per speler = (totale reiskosten − financieringsbijdragen) ÷ aantal betalende spelers
Tot de financieringsbijdragen kunnen bijvoorbeeld gelden uit de teamkas, subsidies van de vereniging of inkomsten uit sponsoring behoren.
Het is belangrijk dat u alleen rekening houdt met bedragen die daadwerkelijk beschikbaar zijn of waarvoor een bindende toezegging is gedaan.
Teamkas
Als jullie tijdens het seizoen regelmatig geld opzij zetten voor gezamenlijke teamactiviteiten, kunnen jullie een deel daarvan gebruiken voor het trainingskamp.
Subsidies van de club
Afhankelijk van de club en de financiële mogelijkheden kan een subsidie uit de clubkas bijdragen aan de financiering. Ga tijdig na welk bedrag voor jullie team is gereserveerd.
Sponsoring
Ook lokale bedrijven kunnen mogelijke contactpersonen zijn als jullie op zoek zijn naar financiële steun voor jullie trainingskamp. Of en in welke mate er steun wordt verleend, hangt af van de betreffende afspraken.
Gezamenlijke acties
Bij sommige teams zijn extra clubacties een goede manier om de teamkas voor de reis aan te vullen. Vooral bij jeugdteams is het zinvol om ouders tijdig te informeren over de verwachte kosten en mogelijke financieringsmogelijkheden.
Een goed trainingskamp hoeft niet per se gepaard te gaan met een bijzonder hoog budget. Vaak kun je al bij de keuze van de bestemming en de organisatie invloed uitoefenen op de totale kosten.
1. Kies de kamerindeling die bij het budget past.
Als jullie team akkoord gaat met meerpersoonskamers, kan dit, afhankelijk van de accommodatie, goedkoper zijn dan een verblijf in een- of tweepersoonskamers.
2. Organiseer de heenreis gezamenlijk.
Vergelijk de totale kosten van een touringcar met andere vervoersmogelijkheden. Het is van doorslaggevend belang welke oplossing economisch gezien het meest zinvol is voor jullie aantal deelnemers en jullie vertrekplaats.
3. Vraag tijdig informatie aan.
Vroegtijdige planning biedt jullie doorgaans meer keuze wat betreft accommodaties, reisperiodes en kamercategorieën. Lagere prijzen zijn hierdoor echter niet gegarandeerd.
4. Plan extra activiteiten bewust.
Bedenk welke vrijetijdsactiviteiten echt belangrijk zijn voor jullie team. Zo voorkomt u dat onvoorziene uitgaven het reisbudget onnodig opdrijven.
5. Maak gebruik van mogelijke subsidies.
Als de vereniging, sponsors of de teamkas een deel van de kosten voor hun rekening nemen, daalt het eigen aandeel voor de spelers.
Of het nu gaat om een kort trainingskamp in Duitsland, een lang weekend aan het Gardameer in Italië of een intensieve trainingsweek in Spanje: het is van cruciaal belang dat de reis aansluit bij jullie sportieve doelstellingen en financiële mogelijkheden. SOCCATOURS helpt jullie bij het vergelijken van geschikte aanbiedingen en het realistisch inschatten van de kosten voor jullie voetbaltrainingskamp.
Neem contact met ons op en geef ons de gewenste reisperiode, het aantal deelnemers en het geplande budget door. Op basis daarvan stellen we een offerte op maat voor jullie trainingskamp op.
Bij 22 deelnemers hangt de totaalprijs af van het gekozen arrangement. In ons rekenvoorbeeld voor Hotel SH Villa Gadea in Spanje gebruiken we een vanafprijs van € 799 per persoon voor vijf dagen en vier overnachtingen op basis van volpension, inclusief vlucht. De berekende pakketkosten voor het hele team bedragen daarmee € 17.578.
Als de 20 spelers ook de pakketkosten van de twee trainers betalen, komt de eigen bijdrage uit op € 878,90 per speler. In dit voorbeeld betaalt de vereniging het vervoer naar de vertrekluchthaven in Nederland en terug. Eventuele aanvullende kosten, bijvoorbeeld voor scheidsrechters, wellness of gezamenlijke activiteiten, zijn nog niet meegerekend.
De berekening gaat ervan uit dat de vanafprijs voor alle 22 deelnemers geldt. De definitieve prijs voor jullie reisperiode, kamerbezetting en vertrek vanaf een Nederlandse luchthaven wordt bevestigd in de persoonlijke offerte.
De prijs is afhankelijk van de bestemming, de vluchtverbinding, de reisperiode en de geboekte diensten. Voor een volledige trainingsweek in Turkije moet je bijvoorbeeld rekenen op minimaal 699 € per persoon voor het Tui Magic Life Jacaranda.
